APUO Bulletin

Remboursement des dépenses professionnelles: procédures de demande de remboursement

Dans des numéros passés du l’APUO Bulletin, nous signalions certains changements administratifs concernant le moment du remboursement des dépenses professionnelles (RDP) touchant des membres de l’APUO pour l’an 2000. Selon la convention collective actuelle (à l’article 40.9), chaque membre de l’APUO a droit au remboursement de dépenses professionnelles admissibles, jusqu’à une limite fixe pour chaque année civile. Cette année, la limite permise sera de 700 $. Le paiement du RDP de cette année se fera à la dernière période de paie du mois de novembre (c.-à-d. le 28 novembre 2000). Le moment du paiement du RDP est lié à des préoccupations de l’Agence des Douanes et du Revenu Canada concernant les dépenses professionnelles (voir Bulletin de l’APUO 99.10 – 4 octobre 1999).

Voici quelques renseignements importants concernant le RDP pour l’année en cours. Au début de novembre, le Service de ressources humaines de l’Université d’Ottawa fera parvenir aux membres de l’APUO une formule, appelé « Déclaration écrite aux fins du RDP ». Sur cette formule, les membres devront déclarer qu’ils ont eu des dépenses professionnelles admissibles jusqu’à un montant de 700 $ et qu’ils conserveront pendant une période de 6 ans tous les reçus nécessaires à la vérification de leurs demandes de remboursement. À l’intention des membres qui sont à l’extérieur du campus ou en congé sabbatique, cette formule sera affichée au site web de l’Université, à l’adresse suivante www.uottawa.ca/services/hr/, à la  section des documents.

IL EST IMPORTANT QUE LES MEMBRES RETOURNENT CETTE FORMULE AVANT LE 30 NOVEMBRE 2000. Si les formules ne sont pas reçues à temps, le montant total sera considéré comme une indemnité imposable, les membres recevront en février prochain un T4A au montant de700 $.  Ils devront justifier leurs frais directement à l’Agence des Douanes et du Revenu Canada, dans leur déclaration de revenus.

L’APUO et l’employeur ont signé un protocole d’entente concernant cette procédure. La nouvelle procédure vise à éviter la confusion qui est survenue l’an dernier relativement à l’administration des RDP. En 1999, certains membres avaient égaré leur formule de rapport (qui avait été expédiée à l’été) ou avaient oublié de la présenter; quand des rappels ont été envoyés plus tard dans l’année, il y a eu confusion quand aux personnes qui avaient ou non rempli leurs rapports. Il est à espérer que cette procédure de fin d’année allégée réduira au minimum les éventuels problèmes, autant pour les membres de l’APUO que pour l’employeur.

Professional Expense Reimbursement: Claim Procedures 

In previous issues of the APUO Bulletin, we reported on some administrative changes in the timing of the Professional Expense Reimbursement (PER) payment to APUO members for the year 2000. Under the current collective agreement (section 40.9) every APUO member is entitled to reimbursement for allowable professional expenses up to a set limit for each calendar year.  This year the allowable limit will be $700.  The payment  of this year’s PER will be made in the last pay period for the month of November (i.e., 28 November 2000).  The timing of the PER is related to Canada Customs and Revenue Agency  concerns regarding professional expenses (see APUO Bulletin 99.10 - 4 October 1999).

Here is some important information regarding this year’s disbursement of the PER.  The University of Ottawa Human Resources Service will be distributing a form, called a “Written Declaration in Support of PER,” to APUO members at the beginning of November.  On this form members will be asked to declare that they have incurred eligible professional expenses up to $700 and that they will keep all necessary receipts to verify their claims for a period of six years.  For the convenience of members away from campus or on sabbatical, this form will be posted on the University web site at the following address, www.uottawa.ca/services/hr/, in the documents section.

IT IS IMPORTANT THAT MEMBERS RETURN THESE FORMS BY 30 NOVEMBER 2000.  If forms are not received in time, the full amount will be considered a taxable allowance and members will be issued a T4A slip next February in the amount of $700.  They will then have to justify their expenses directly to Canada Customs and Revenue Agency in their tax returns.

The APUO and the employer have signed a “Memorandum of Understanding” agreeing to these procedures.  The reason for the new procedures is to avoid the confusion that arose last year with the administration of PER.  In 1999, some members mislaid their report forms (which were distributed in the summer) or forgot to submit them, and when reminders were sent out later in the year confusion arose as to who had or had not already submitted their reports.  It is hoped that this streamlined end-of-year procedure will minimize problems, both for APUO members and for the employer.