Update on negotiations

 

La négociation d’une nouvelle convention collective est devenue un long processus. Tel que mentionné à maintes reprises, les parties ont entrepris ces négociations déterminées à appliquer l’approche dite de la négociation raisonnée. Nous avons affirmé auparavant que la négociation raisonnée est fort différente de l’approche traditionnelle. Au cours de la négociation collective traditionnelle, les secteurs à négocier sont présentés comme des positions auxquelles les parties adhèrent avec une rigidité relative, tandis que la négociation raisonnée vise à exprimer les points difficiles, compte tenu des buts, besoins et valeurs de l’organisme dans l’ensemble et à essayer de trouver des solutions qui répondent à ces plus grands besoins et buts. Cela signifie parfois que la recherche de solutions oriente les parties vers de nouvelles directions.

 

Un animateur professionnel a été engagé dans ce processus pour maintenir les parties dans la bonne voie. L’animateur, Bruce Hamilton, a collaboré aux négociations jusqu’à la fin de l’été. Les parties négocient depuis entre elles, un effort concerté a été fait pour maintenir le style de la négociation raisonnée, mais il y a eu des occasions où les négociations ont pris un aspect plus traditionnel. Malgré tout cependant, nous pouvons certainement affirmer que l’approche de la négociation raisonnée, visant à échanger l’information, à essayer de convenir des faits et à examiner ensuite des solutions possibles en milieu ouvert, a continué en majeure partie et s’est révélée utile. Les parties n’ont pu s’entendre sur une solution à des enjeux, mais elles comprennent mieux les points qu’il faut résoudre.

 

Depuis le début des négociations en mars dernier, les parties se sont rencontrées 47 fois à la table principale de négociation (il y a eu une pause en août étant donné les congés prévus). Il y a aussi eu nombre de discussions à la table sectorielle où de plus petites équipes des deux parties ont essayé de considérer des enjeux qui  n’exigent peut-être pas la rétroaction de tous les participants ou qui engageaient un groupe d’intérêt en particulier (p. ex., bibliothécaires, conseillers, professeurs de langue). Des solutions mutuellement acceptables à des questions normatives ont été identifiées (voir ci‑dessous), mais deux enjeux d’importance restent difficiles à considérer. La question de la charge de travail – d’enseignement est une grande préoccupation de l’APUO, alors que l’employeur s’inquiète de la nécessité de trouver un moyen de considérer les besoins d’enseignement dans des facultés en faisant appel moins souvent à des professeurs à temps partiel. Les parties conviennent que ces deux enjeux sont liés et elles ont passé la majorité du temps à la table de négociation entre septembre et décembre à examiner ces deux points.

La charge de travail est l’enjeu de l’APUO et les besoins d’enseignement, celui de l’employeur

En ce qui a trait à la charge de travail qui suscite des préoccupations à l’APUO, en particulier les charges d’enseignement à la hausse,  il est précisé dans la convention collective actuelle que les années de comparaison sont 1983 à 1985.  Il est devenu évident pendant les négociations que les données nécessaires pour faire une comparaison juste au cours d’une si longue période ne seraient pas disponibles dans la majorité des secteurs. Les parties n’ont pu s’entendre non plus sur les éléments à considérer pour faire cette comparaison. L’employeur mentionne les crédits d’enseignement attribués aux professeurs au cours des années pour affirmer que la charge d’enseignement n’a pas changé et même, dans certains cas, qu’elle a diminué,  mais l’APUO a argumenté avec acharnement qu’une analyse visant à déterminer si les charges d’enseignement ont augmenté avec le temps doit tenir compte d’un éventail d’éléments beaucoup plus large. Il y a eu discussion sur la possibilité d’utiliser une année de comparaison plus récente et d’allonger relativement la liste des éléments, mais les parties n’ont pu atteindre un consensus sur cet enjeu.

Dans le cas des besoins d’enseignement que l’employeur veut considérer, les deux parties ont convenu qu’il serait dans le meilleur intérêt de l’Université que des professeurs à plein temps aussi engagés en recherche se chargent de tout l’enseignement. L’employeur affirme cependant que l’Université n’a pas les moyens d’engager un nombre suffisant de professeurs à plein temps et de leur fournir les ressources de recherche nécessaires selon la définition traditionnelle et a argumenté en faveur d’un modèle différent, insistant davantage sur le rôle de l’enseignement. Il indique que ce type de modèle existe déjà à quelques universités où des personnes sont engagées comme « teaching masters » ou « senior lecturers » et que, dans certains cas, leur charge de travail peut comprendre de la recherche. L’APUO a toujours soutenu que l’enseignement et la recherche ne peuvent être distincts et ce genre de propositions lui pose donc des difficultés. Les parties  n’ont pu obtenir le consensus sur cet enjeu non plus.

Other normative issues

Other normative issues have been addressed with more success.  While keeping in mind that in interest based bargaining, issues are not agreed to until there is a final package, it can be said that mutually acceptable solutions have been or are close to being identified in the following areas:

Joint Committee decisions: address APUO's concern that sufficient reasons be provided when the Joint Committee of the Senate and Board of Governors makes an unfavourable decision (in cases of sabbatical, tenure, promotion, etc.).

Advertising positions (employer issue): provide for electronic postings, with appropriate safeguards

Distribution of teaching loads:  expand the factors to be considered under 22.2.1.3 when assigning courses, such as student contact hours, course format, language of instruction, or increased preparation time.

Reporting of teaching loads:  ensure that when members are informed of the teaching loads of their colleagues in their units each year, the information includes reasons for any differences from the norm (for example, reasons for course reductions).

Sabbatical (employer issue):  a new title for article 26.

Sabbatical:  revise 26.1.3 so that the requirement to remain in the service of the employer following a sabbatical is no longer for a full year but will be equal to the length of the sabbatical (note: the exemption for retirement is maintained).

Pension Plan representation:  ensure that only someone chosen by the employee representatives on the Pension Plan Committee will represent the views of the Committee in any presentation to the Board of Governors or any government body.

Dispute resolution:  incorporate a mediation process into disputes that arise between APUO members.

Copyright:  address APUO concern for clearer protection of   material to be used on-line and course notes.

Replacement professors:  provide better notice to APUO when extensions of replacement contracts are required by the employer, accompanied by sufficient historical information.

Replacement professors (employer issue): recognize that in situations such as secondments of a regular member to an administrative position outside the department or certain leaves of absence, where the period is known to be longer than 2 years, the replacement professor may be hired for the necessary replacement time - to a maximum of 5 years.

Appointments (employer issue):  increasing the representation of designated groups, including visible minorities, in the academic staff.

Length of initial contract (employer issue):  consider lengthening the initial contract of future tenure track appointments from the current 2 years to 3 years, to provide for more information (especially as regards teaching) in the course of the renewal process.

Monetary Issues

On salaries and benefits, even if the lack of a facilitator has had some effect on the dynamics of negotiations, the parties have endeavoured to stay with the interest-based approach in principle and have engaged in fairly open discussions about the compensation package.  During the months of October and November, a separate sidetable was established to gather and review the data from Statistics Canada as well as other information available through OCUFA and other sources.  The parties were able to agree on the facts that would be the foundation for the salary discussions, which then began in December.

With respect to salaries, there is little dispute that scale increases should generally match those at our comparator universities (Carleton, Guelph, McMaster, Queen’s, Waterloo, Western, Windsor).  In addition, there is recognition that our scale increase in the final year of the 2001-04 contract was behind what was achieved on average elsewhere, and there should be some correction for that shortfall.  Therefore, there is a general consensus for a scale increase in year one of a new contract.  However, there is less of a consensus with respect to years two and three. 

The Statistics Canada data also indicate that when salaries of APUO members are compared to those at our comparator universities, a pattern of lagging salaries, especially for professors at the beginning and in the middle years of their careers, emerges.  The historical pattern of this phenomenon was mentioned in the last Bulletin.  It is felt that the problem cannot be corrected by the scale increase itself.  On closer examination of data available from Statistics Canada, it would appear that the problem is more exaggerated in certain sectors.  Therefore, the parties have been discussing ways to handle two issues:  first, how to try to correct the existing lag in salaries in such a way as to provide the relief where it is needed and, secondly, how to improve the system so the problem does not keep repeating itself.

To address the first problem of correcting the lag in existing salaries, the parties are discussing setting up a sizeable anomalies fund that could be targeted appropriately.  While there is some agreement as to the principle, the parties have still to agree on how much money should be made available for this purpose. 

The second issue likely requires a rethinking of our salary system, in particular our current flat progress-through-the-ranks (PTR).  Our comparator universities use PTR systems which deliver larger increases at the lower end, thus "front-end loading" the delivery of salary increases.  There is a general consensus at the negotiating table that moving to a front-end loading system for new members would likely alleviate the problem in the future, but it would also require a transitional period during which all current members are protected.  The parties have been jointly evaluating various models to determine the effect on members as well as the employer.

For the discussion of the benefits package, the parties have been relying on the results of the joint study commissioned in 2003 and prepared by the HR firm Watson Wyatt.  The study indicates that as of the fall of 2003, the value of our benefits package (taking into account the then-impending change to the pension plan) was roughly average, overall, for our group of comparator universities.  In fact, some benefits are better than average and others are worse.  The value of the long-term disability (LTD) benefit provided by the employer is significantly better than elsewhere (actually second only to Western), and our supplementary health benefit is also better than average.  On the other hand, our dental benefits, tuition relief for dependants, and post-retirement health benefits are worse than average.  To bring the study up to date, we have information from OCUFA on recent settlements elsewhere, and have incorporated that information into the discussions with the employer.  However, it is still evident that the LTD plan value is a significant part of our package when compared to others.

A primary concern to both parties is the state of the tuition support benefit.  After having it in place for a few years, it is now clear that it requires additional funding for the 2004-05 year and beyond.  Indeed, the entire year’s fund has already been used up to cover reimbursements for the fall 2004 term.  Thus, a first priority for both sides is to determine how much additional funding is required to complete the reimbursements for this year (i.e. winter term 2005) and into the future, as well as how that funding will be provided.  Furthermore, APUO has noted that even the existing tuition support level had been identified as being insufficient, thereby requiring an even larger influx of funding.  APUO has also argued that the other weak areas of our benefits package as identified by the study should be improved, noting that an average benefits package overall is not necessarily a competitive package.  Although the employer has acknowledged that changes to the package may be appropriate, it is very resistant to the idea of expanding the overall value; however, there is some recognition that the tuition benefit is one of the preferred areas if additional funds are to be provided.

A number of monetary issues remain outstanding and are yet to be discussed in more detail, including the Professional Expense Reimbursement (PER), computers, and retiree benefits.  A further five negotiation sessions are scheduled for February.

Conclusion

Il semble juste d’affirmer que le processus de la négociation raisonnée fonctionne relativement bien pendant les discussions des enjeux lorsque les deux parties peuvent convenir des faits et du problème à résoudre et lorsqu’elles n’ont pas l’impression qu’elles doivent défendre un principe bien ancré. Les négociations sur la rémunération et les avantages sociaux se sont donc déroulées relativement bien parce que les deux parties ont convenu des intérêts mutuels et des données qui sont l’assise de l’analyse. D’autre part, lorsqu’une partie ou l’autre a une opinion bien ancrée et lorsque les deux parties ne peuvent s’entendre sur les faits, notamment pendant les discussions sur la charge de travail et les besoins d’enseignement, le processus de la négociation raisonnée est plus difficile à appliquer, et les négociations ont donc été un plus grand défi. Les deux parties avouent que la longueur du processus de négociation actuel suscite la frustration et sont d’avis qu’il faudrait faire des efforts à la conclusion de la ronde actuelle pour améliorer le processus en vue de la prochaine ronde.

Les quelques séances suivantes pourraient être cruciales pour le succès de ces négociations. Nous avons fait des progrès sur nombre de points, mais il reste plusieurs enjeux importants non résolus dont le résultat est incertain. Ils comprennent la charge de travail, les besoins d'enseignement, la taille d’un fonds pour anomalies, les augmentations d’échelle salariale pendant la deuxième et troisième année de la nouvelle convention collective  et les avantages sociaux.

Rapport de l’agent de liaison
(présenté à l’assemblée générale, le 15 décembre 2004)

La responsabilité de l’agent de liaison de l’APUO est l’application quotidienne de la convention collective en collaboration avec l’employeur. L’agent de liaison par intérim, Louise Pagé-Valin, représente l’administration de l’Université. Notre agent de liaison aide les membres qui portent plainte et qui déposent des griefs à l’attention de l’Association en leur donnant des conseils, en les orientant pendant le processus des griefs et en les accompagnant aux réunions avec l’employeur.

L’expertise du personnel de l’APUO, c’est‑à-dire Renata Green, Ann Riley, Manon Charette et le conseiller juridique, John Henderson, activent le travail de l’AL. Je remercie en particulier Renata et John dont la longue expérience en gestion de nos dossiers de grief est indispensable. Je remercie aussi Pierre Boudreau, agent de liaison délégué dans nombre de dossiers, et Rick Blute qui se charge actuellement d’un dossier pertinent aux conseillers.

Depuis entrée en fonction en juillet dernier, je considère que les échanges avec l’employeur demeurent cordiaux et montrent un bon effort de collaboration.  Les rencontres avec l’agent de liaison de l’employeur ont eu lieu sur une base régulière et le travail fait a permis de résoudre plusieurs dossiers, même ceux qui étaient en suspens depuis déjà trop longtemps.   Un fait encourageant est qu’il n’y a eu aucun cas qui s’est rendu en arbitrage depuis les derniers 18 mois.  On ne peut conclure qu’il s’agit ici d’une tendance qui se maintiendra dans le futur, mais il est à espérer que nous continuerons à résoudre la majorité des cas problèmes avant l’étape de l’arbitrage, qui est un processus difficile et dispendieux.

For the most part, our LO has been handling issues already in progress at the time he began last July, and a number of these has been resolved.  Several other open files, some of them complex in nature and dating back a longer period of time, are yet to be resolved.  However, as Joint Committee decisions regarding sabbaticals, tenure, and promotion are handed down, our LO anticipates that we will be seeing a number of new cases, especially since the employer seems to be interpreting the criteria for these decisions a little more stringently than in the past.  This can be seen in sabbatical cases, where performance in research since the time of the previous sabbatical is increasingly being factored into decisions.

The problems our LO has seen over the last six months do not, for the most part, show any particular pattern.  We have seen cases on a number of issues, including annual reports, workload, sabbatical, promotion, and two allegations of plagiarism.  We have seen a few cases centering on problems of accommodation—that is, the employer’s obligation to provide for the special needs of employees who are disabled in some way or another, or who are experiencing chronic conditions of one kind or another.  We have also had five queries from members experiencing stressful conditions on the job.  In three instances this has resulted in reduced workloads for the members in question.  If this were to develop into a trend for the future, the matter would obviously become an important concern for the Association, so we will monitor this pattern in the months ahead.  Finally, we are currently pursuing an Association grievance on behalf of APUO counsellor members.  They have found that their work is increasingly being done by support staff employees—in essence, an outsourcing of responsibilities previously handled by APUO members.

Though our LO has noted that relations with the employer are cordial, one area of concern is the slowness with which cases are processed and requests for information under the provisions of the Collective Agreement are answered.  It seems that the employer should be devoting more resources in this area than it currently does.  We have made some progress in receiving statistics tracking recommendations and decisions on sabbaticals, tenure, and promotion from the department level on, up to the Joint Committee.  Such information can help us in assessing trends and criteria of evaluation.  These statistics will be discussed in an upcoming issue of the APUO Bulletin.

 Frans De Bruyn (Arts, English)
APUO Liaison Officer