APUO Bulletin

In a number of issues of the Bulletin, APUO reported on the results of an arbitration regarding an access to information request made to the University under the Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FIPPA).  The University administration had demanded production of a broad range of hard copy and electronic documents from APUO members in order to respond to the request under FIPPA by an unnamed party.  APUO disputed the employer’s right to make that demand and the case went to arbitration before Arbitrator Chodos.  Volume 09-06 of the Bulletin, 22 July 2009, reported on the final results of that arbitration.  In essence, the arbitrator decided that the employer’s demand should be withdrawn, and then provided further direction as to the potential scope of a request that might be made to members as a result of the employer’s obligations under FIPPA and which records could be considered in the custody or control of the employer.           

Pendant le processus d’arbitrage, un appel déjà déposé devant le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) par la partie non désignée a été suspendu. En novembre 2009, le CIPVP a demandé à l’APUO, à l’Université et à la partie non désignée de présenter des arguments sur la question de la garde et du contrôle des documents qui étaient en la possession du personnel enseignant de l’Université. L’APUO a présenté des arguments fondés surtout sur les constatations de l’arbitre Chodos, faisant valoir que ses décisions, qui comprennent la proposition de l’APUO, étaient déterminantes pour les questions découlant de la convention collective et devraient être considérées comme un facteur déterminant et persuasif dans la procédure présentée au CIPVP. L’APUO attend la décision du CIPVP. 

In the meantime, on 10 November 2009, the IPC rendered a decision (Order PO-2842) in a different case involving a third party requester and the University of Ottawa. The records requested in that case were: “…  e-mail communications between, on the one hand, a member of a Social Sciences and Research Council of Canada (SSHRC) Selection Committee No. 15 (2007/8 competition) from University of Ottawa or Wilfrid Laurier University or University of Guelph and, on the other hand, SSHRC officials.”                                                                                                                  

The IPC in that case decided that the requested email records were in the custody and under the control of the University of Ottawa for two reasons: 

1) A faculty member’s participation in SSHRC committee work “is provided for in the University’s enabling statute and also fits in with the University’s mandate and core functions.” 

2) The University’s ability to monitor its computer resources, network and servers under the terms of its User Code of Conduct accords it the corresponding right to regulate records on its computer system, notwithstanding that it may choose not to do so. 

L’APUO n’a été mise au courant de l’existence de l’ordonnance PO‑2842 que le 17 novembre 2009, lorsqu’elle a reçu un avis de poursuite dans l’autre affaire susmentionnée à laquelle était jointe une copie de l’ordonnance PO‑2842. L’APUO n’avait jamais auparavant été informée ou avisée de cette affaire, ni par l’employeur ni par le CIPVP. Par conséquent, l’Association n’a pas pu présenter d’observations relatives à cette procédure. L’APUO a déposé une demande de réexamen de l’ordonnance PO‑2842 et le CIPVP a accepté de suspendre l’exécution de l’ordonnance PO‑2842 en attendant la décision finale relative à la demande de l’APUO.                                                                                                            

L’APUO est intervenue pour trois grandes raisons. Premièrement, la question de la garde et du contrôle des dossiers d’information en la possession des membres de son unité de négociation ou produits par ses membres, notamment tous ceux transmis au moyen du système de courriel de l’Université ou stockés sur ce système, est une question très grave. Deuxièmement, l’APUO n’avait pas eu l’occasion de présenter des arguments dans la procédure. Troisièmement, cette question fait actuellement partie de la divergence de vues dans la première affaire, qui est toujours entendue par le CIPVP, et qui avait déjà été soumise à un long processus d’arbitrage.  

APUO has provided submissions to the IPC in Order PO-2842 arguing mainly that the custody and control of documents in the possession of or produced by academic staff should be determined by factors that are unique to the university environment, including the principle of academic freedom that is part of the culture of the university and is enshrined in our collective agreement, as interpreted by Arbitrator Chodos. The mere physical ability of the employer to access these documents should not determine the issue, whether that would be by accessing the University server or the dean walking into a member’s office on campus.  APUO has argued strenuously to the IPC that the findings of Arbitrator Chodos in this regard are essential to a determination of the issue and should be followed by the IPC.                                                                                                             

There is no indication from the IPC in either case on when a final decision will be rendered. It is clear that a determination by the IPC on the custody and control of members’ records will have serious repercussions for all APUO members.  The implications with respect to email records will be particularly serious given the customary usage of that method of communication.  Members will be kept informed of developments.

Facteurs à prendre en compte au moment d'attribuer la charge de travail-École de gestion Telfer
Factors to consider when distributing workload assignments - Telfer School of Management

En mai 2008, le Comité exécutif de l’École de gestion Telfer a approuvé une motion du doyen sur la distribution d’une note de service à tous les membres du personnel enseignant ayant trait aux dernières modifications apportées à l’article 22 de la convention collective et à l’attribution de la charge de travail du personnel enseignant.

On 16 May 2008, the Dean circulated this memorandum to all faculty members indicating the following:

The 2004-2008 collective agreement incorporated some changes to article 22 on workload.  Some professors have higher than average student contact hours in their teaching load assignment. 

The approach chosen to remedy this is to provide additional teaching assistance or research assistance to balance the impact. I will contact those professors concerned to establish the appropriate level of additional support.    

Un grief a été déposé, notamment relativement à cette politique générale qui précise que le problème du nombre d’heures excédentaires de communication avec les étudiants ne peut être réglé qu’en ayant recours à plus d’adjoints à la recherche ou à l’enseignement. L’APUO a pris ce grief en charge.                                                                                                            

Juste avant que la question ne soit entendue par un groupe du Comité des griefs (CG), l’Association et l’employeur en sont venus à un règlement dans cette affaire.

The settlement provided that:

·    It is agreed and understood that the policy statement adopted by the Executive Committee of the School of Management at its meeting of 15 May 2008 and the ensuing 16 May 2008 memorandum from the Faculty to all regular professors regarding student contact hours that are higher than the benchmark, shall be understood to apply for limited purposes of setting individual members’ teaching loads, and shall be interpreted as incorporating a range of factors and solutions and not limiting the potential remedy to an increase in the level of teaching or research assistance. [emphasis added]

 

·    The parties undertake to begin a process with the objective of finding solutions to disagreements over the general application of the benchmark results under 22.2.1 of the collective agreement.

Les discussions sur ce dernier point devraient reprendre en avril 2010 et les membres seront tenus au courant de l’avancement de la question.